File berkembang biak dengan cepat di komputer pribadi dan, tanpa sedikit perencanaan, pengguna akhirnya dapat berburu melalui daftar panjang file lain-lain dengan nama yang tampak masuk akal ketika dibuat, tetapi sekarang tampak sangat misterius.
Windows secara otomatis menyimpan file teks baru di My Documents dan file grafik di My Pictures kecuali jika Anda mengatakannya secara berbeda – bagus untuk mengetahui di mana file Anda berada, tetapi tidak terlalu bagus ketika tiba saatnya untuk menemukannya lagi. Sedikit perencanaan akan membantu Anda membuat sistem organisasi yang mudah digunakan untuk semua dokumen Anda.
Menggunakan folder bersarang adalah cara mudah untuk mengatur dokumen Anda. Apakah Anda menggunakan komputer Anda untuk proyek pribadi dan bisnis? Pikirkan tentang membuat folder terpisah untuk dokumen “Pribadi” dan “Bisnis”. Di dalam folder ini, bagi ke dalam kategori tambahan.
Di folder “Pribadi”, Anda mungkin menemukan berbagai macam surat kepada teman dan keluarga, surat kepada editor surat kabar lokal Anda, keluhan kepada perusahaan tentang produk yang tidak memuaskan, resep yang diunduh dan halaman situs web tentang berbagai topik, dan sebagainya. Folder “Korespondensi” dapat dibagi menjadi lebih banyak folder berlabel “Teman dan Keluarga” dan “Korespondensi Bisnis”; folder “Teman dan Keluarga” dapat dibagi lagi menjadi folder untuk setiap individu, dengan asumsi Anda berkorespondensi secara teratur; Anda dapat menambahkan folder “Lain-lain” untuk folder yang jarang berhubungan dengan Anda. Jika Anda berkomunikasi melalui email, Anda juga dapat menyalin dan menempel atau mengunduh email Anda sendiri dan tanggapan yang Anda terima, terutama jika surat tersebut berisi informasi berharga. Folder “Teman dan Keluarga” Anda juga dapat menjadi tempat yang baik untuk menyimpan foto pribadi.
Perhatikan baik-baik unduhan situs web dan berbagai file yang telah Anda kumpulkan. Apakah Anda memiliki banyak resep, atau informasi tentang mobil antik atau sumber energi alternatif? Buat kategori luas, lalu bagi lagi; “Sumber Daya Energi Alternatif” menyarankan beberapa subkategori: “Angin”, “Solar”, “Biodiesel”, dll.
Di sisi bisnis, Anda mungkin memiliki korespondensi, catatan proyek, materi latar belakang, tulisan yang sudah selesai dan sedang dalam proses, dan berbagai file keuangan. Sejumlah pilihan organisasi muncul dengan sendirinya; dalam hal file keuangan, apakah Anda ingin mengelompokkan semuanya dalam satu folder dan membaginya lagi jika perlu? Atau apakah Anda ingin menyimpan file keuangan dengan file proyek yang sesuai?
Katakanlah Anda melakukan pekerjaan lepas untuk beberapa perusahaan, dan memiliki berbagai file untuk setiap perusahaan. Salah satu metode pengorganisasian adalah membuat folder “Freelance”, lalu folder untuk setiap klien; membagi masing-masing menjadi “Informasi Umum”, “Proyek”, “Faktur”, “Korespondensi”, dan seterusnya. Folder “Faktur” untuk setiap klien dapat dibagi lagi menurut tahun, dan berisi semua faktur yang telah Anda kirimkan kepada klien. Folder “Proyek” dapat dibagi lagi menjadi “Proyek Baru”, “Sedang Dikerjakan”, “Selesai tetapi tidak Terkirim” (untuk file yang perlu Anda kirimkan), dan “Terkirim”. Ini tidak hanya membantu Anda menyimpan file yang sudah selesai, tetapi juga memungkinkan Anda untuk mengatur pekerjaan Anda saat Anda melakukannya.
Dalam folder “Freelance”, Anda mungkin juga ingin menyediakan folder “Ringkasan Keuangan” yang berisi satu atau beberapa file yang merangkum informasi keuangan untuk semua klien.
Saat Anda merencanakan organisasi file Anda, pikirkan juga bagaimana memberi nama file Anda. Ini membantu untuk membuat cara sistematis penamaan file. Faktur, misalnya, dapat menyertakan “Faktur” ditambah nama klien Anda, proyek, dan tanggal pengiriman: “Faktur Harvard Stephen Crane 10-20-2005”. Korespondensi tentang proyek dapat diberi label “Korespondensi Harvard Stephen Crane 10-20-2005”. Cukup mudah untuk mengganti nama file yang ada agar sesuai dengan rencana organisasi baru Anda; di Windows, cukup klik kanan pada ikon file, gulir ke bawah ke “Ganti nama”, klik kiri, lalu ketik nama baru.
Jangan lupa untuk membuat cadangan file Anda! Bakar CD untuk menyimpan informasi Anda dan membebaskan hard drive Anda dalam prosesnya. Dan terapkan jenis perencanaan yang sama dengan file cadangan Anda seperti yang Anda lakukan pada hard drive Anda. Sebuah organisasi kecil dapat membuat hidup Anda di komputer jauh lebih mudah.
sumber : Communications