Apakah kantor Anda akan hijau? Apakah menjadi tanpa kertas merupakan salah satu tujuan penghematan biaya organisasi Anda? Apakah Anda menginginkan ide untuk membantu orang yang Anda kelola atau bantu untuk mengurangi limbah, menggunakan kembali barang, atau mendaur ulang? Jika jawabannya adalah ya untuk pertanyaan-pertanyaan ini, maka di bawah ini adalah beberapa ide untuk berbagai cara yang dapat Anda gunakan sebagai bagian dari perjalanan pribadi atau departemen Anda menuju lebih ekologis atau ekonomis. Beberapa ide tidak hanya akan menghemat kertas, tetapi juga biaya tinta dan toner.
Tidak ada opsi kertas
1. Saat berbagi dokumen teks atau spreadsheet yang dibuat dengan orang lain, jangan membuat salinan kertas. Alih-alih menyalin, letakkan dokumen di server bersama dan beri tahu orang lain yang membutuhkan dokumen lokasi file. Jika tidak ada modifikasi pada dokumen yang diinginkan, maka konversikan dokumen ke PDF atau lindungi dengan kata sandi untuk perubahan sebelum mengungkapkan lokasinya. Atau alih-alih salinan kertas, dokumen dapat dikirim ke semua orang sebagai lampiran email. Jika dokumen keluar dari perusahaan atau tidak ada modifikasi yang diinginkan, maka konversikan dokumen ke PDF atau lindungi dengan kata sandi sebelum dikirim.
2. Untuk berbagi informasi tercetak yang biasanya dapat disalin atau difaks, pindai dokumen kertas ke komputer, lalu lakukan salah satu langkah berikut. Jika dokumen akan didistribusikan ke orang lain, letakkan di server bersama atau email sebagai lampiran alih-alih membuat salinan. Jika dokumen akan diarsipkan, simpan di CD atau drive USB dengan file sejenis, lalu letakkan di file yang sesuai di dalam lemari arsip. Folder file saku atau yang memiliki kantong CD membuatnya mudah dan mengurangi kemungkinan jatuh dan hilang di laci.
Lebih sedikit opsi kertas
3. Jika berbagi informasi tercetak dalam kelompok kecil dan yang tidak boleh disalin, disimpan, atau didistribusikan secara elektronik; pertimbangkan untuk merutekan dokumen. Tempatkan slip perutean pada dokumen yang memberi tahu setiap orang apa yang harus dilakukan dengan dokumen tersebut, berapa lama setiap orang dapat menyimpannya, dan tunjukkan nama setiap orang yang akan menerima dokumen tersebut. Kemudian beri spasi di sebelah setiap nama di mana pembaca dapat memberi inisial setelah mereka menyelesaikan ulasan mereka dan kemudian meneruskannya ke orang berikutnya dalam daftar yang belum berinisial nama mereka. Jika dokumen perlu dikembalikan ke pemilik aslinya, pastikan nama tersebut berada di belakang daftar perutean.
4. Setiap kali salinan kertas diperlukan, buat salinan dua sisi untuk mengurangi jumlah kertas yang diperlukan. Buat salinan satu sisi hanya jika ada persyaratan untuk ini. Jika salinan satu sisi dibuat terlalu banyak atau setelah kebutuhannya terlewati, gunakan kembali kertas dengan menggunakan bagian belakang informasi tidak aman sebagai kertas gores dan selalu tempatkan kertas tidak aman ini di tempat sampah kertas, bukan di tempat sampah setelah penggunaan. Pastikan dokumen yang diamankan dibuang sesuai dengan persyaratan keamanan.
Kurangi kertas yang diterima
5. Kurangi jumlah email yang diterima dengan membatalkan langganan yang tidak perlu atau berlebihan. Untuk langganan yang diinginkan, periksa untuk melihat apakah ada opsi elektronik dan ubah ke opsi itu jika ada.
6. Sebelum mendaur ulang iklan surat, minta dihapus dari katalog dan milis iklan yang tidak diinginkan. Seringkali nomor telepon bebas pulsa akan ada di item berbasis kertas ini yang mungkin diminta untuk dihapus dari database mereka. Untuk surat yang diinginkan dalam kasus kebutuhan bisnis masa depan, tanyakan apakah ada versi elektronik yang dapat dialihkan atau meminta penghapusan dari daftar dan menyimpan catatan alamat situs web mereka untuk tujuan penelitian dan pemesanan.
Tidak peduli apakah perjalanan ekologi Anda menjadi hijau atau rencana pengurangan biaya ekonomis Anda termasuk tanpa kertas, Anda harus dapat menemukan sesuatu dalam enam opsi ini untuk membantu Anda dan orang-orang Anda di jalan. Ingat, untuk tujuan mana pun, selalu berusaha mengurangi limbah, menggunakan kembali barang, atau mendaur ulang bila memungkinkan.
sumber : Computers and Technology