Nah, jangan khawatir; Itu terjadi pada kita semua. Saat Anda menjalankan bisnis, salah satu perangkap terbesar yang akan Anda hadapi adalah kekacauan dan disorganisasi kantor. Anda menjadi begitu sibuk menjalankan bisnis Anda, sehingga Anda mengabaikan kebutuhan untuk mengatur kantor Anda dan bebas dari kekacauan.
Kemudian, ketika Anda menyadarinya, tugas itu bisa terasa begitu berat dan memakan waktu; penolakan itu muncul. Dan, hal yang perlu Anda lakukan untuk menyederhanakan hidup Anda dan membuatnya lebih mudah untuk menjalankan bisnis Anda akan didorong ke belakang… lagi!
Organisasi adalah salah satu hal pertama yang perlu dilakukan pemilik bisnis. Namun, itu sering kali merupakan salah satu hal ‘terakhir’ yang mereka lakukan; dan kemudian biasanya karena kebutuhan dan frustrasi.
Jadi, untuk membantu menyelamatkan kewarasan Anda, dan menertibkan kekacauan, berikut adalah beberapa ide yang mudah diterapkan untuk membantu Anda mengatur kantor Anda dan menjinakkan kekacauan… alias kantormu!
1. Pertama, rapikan bagian atas meja Anda.
Buat tumpukan terpisah dari barang dan kertas terkait: yaitu kuitansi, laporan, surat, dll. Anda mungkin ingin membeli beberapa ‘keranjang kawat atau plastik’ kecil untuk menampung tumpukan dari persediaan kantor lokal, Target, atau toko Walmart Anda.
Jika tidak, tumpukannya bisa jatuh, atau kertas bisa tertiup angin jika tidak diberi beban, yang berarti akan segera ‘berantakan’ lagi.
2. Seperti apa sistem pengarsipan Anda? Apakah Anda bahkan memilikinya?
Apa pun yang Anda dapat mengajukan dengan mudah dan cepat harus diajukan segera. Gunakan folder manila, tulis ‘deskripsi umum’ dari apa yang ada di folder (yaitu kuitansi, tagihan untuk membayar, catatan, surat, dll.) pada tab, dan tempelkan di dalamnya alih-alih meletakkannya. Anda akan melihat peningkatan langsung di ruang di sekitar Anda.
3. Alternatif untuk folder manila adalah dengan menggunakan amplop atau pelindung lembar untuk mengaturnya.
Selalu beri label folder sehingga Anda tahu apa yang ada di dalamnya. Setelah ini selesai, Anda dapat memecahnya lebih jauh karena Anda melihat kebutuhan untuk memiliki lebih banyak kategori.
Misalnya, folder tagihan untuk membayar bisa menjadi folder utilitas, kartu kredit, layanan, pengeluaran anak, dll. Kategori akan menjadi jelas saat Anda bekerja dengan mereka.
Pastikan Anda memisahkan surat-surat pribadi Anda dari surat-surat bisnis Anda. Anda akan senang Anda datang waktu pajak!
4. Surat Siput!
Pertama, ‘buang sampah’! Kecuali jika Anda seorang pemotong kupon, atau benar-benar tertarik pada selebaran tertentu… lempar saja surat sampah saat surat itu masuk. Sortir surat Anda sambil berdiri di dekat tempat sampah. Kemudian, letakkan email yang ingin Anda lihat di ‘kotak masuk’ di meja Anda.
Sekali lagi, gunakan keranjang atau wadah dari beberapa jenis untuk menyimpan semuanya bersama-sama. Kemudian, jadwalkan waktu untuk mengirim surat di siang hari, seperti setelah jam kerja produktif. Pastikan Anda membersihkannya setidaknya seminggu sekali.
5. Pekerjakan Asisten… atau Anak Anda!
Metode pengorganisasian sederhana ini akan membantu Anda menahan dan menjaga kekacauan, dan juga akan memudahkan untuk mendelegasikan tugas-tugas ini kepada asisten. Jika Anda tidak memiliki asisten, pertimbangkan untuk mempekerjakannya bahkan secara paruh waktu.
Atau, pekerjakan salah satu anak Anda atau anggota keluarga lainnya! Ini adalah cara yang bagus untuk mendapatkan layanan murah, dan mulai mengajari mereka keterampilan organisasi. Dan… Anda mungkin bisa menggunakannya sebagai pengurang pajak. (Periksa dengan akuntan Anda tentang ini dan cara mengaturnya.)
Intinya adalah ini: Semakin cepat Anda menyerah dan mengatur kantor Anda, semakin baik. Anda akan merasa lebih baik, lebih efektif, dan membutuhkan lebih sedikit waktu untuk menemukan dokumen dan informasi saat Anda membutuhkannya. Semakin lama Anda menunggu, semakin lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya.
Berjalan ke kantor yang berantakan dan tidak teratur menciptakan stres karena pikiran bawah sadar Anda juga bereaksi terhadap kebingungan. Jika Anda merasa ingin melarikan diri ketika Anda masuk ke kantor Anda, sebenarnya pikiran bawah sadar Anda menolak kekacauan itu … itulah sensasi stres yang mengalir melalui tubuh Anda setiap kali Anda memasuki kantor Anda.
Resistensi adalah sia-sia! Gigit peluru dan selesaikan, atau pekerjakan seseorang untuk melakukannya untuk Anda. Anda akan senang melakukannya. Dan, itu akan menjadi satu lagi ‘Yang Harus Dilakukan’ yang bisa Anda coret dari daftar Anda!
sumber : Home and Family