“Meja ini adalah bencana!” Berapa kali kita mendengar seseorang berkomentar seperti itu saat mereka mencari dokumen yang hilang? Ada banyak tingkatan dari apa yang merupakan bencana tergantung pada tingkat toleransi seseorang terhadap disorganisasi. Bagi sebagian orang, dua tumpukan kertas atau satu kotak masuk yang penuh adalah bencana. Bagi yang lain, harus menendang jalan melalui tumpukan dan kekacauan di lantai, yang meluap dari meja dan lemari, sekarang menjadi bencana.
Bencana: Level Satu
Dalam menentukan apakah disorganisasi memang ada, ada dua area yang perlu dipertimbangkan:
1. Apakah saya membuang-buang waktu untuk mencari sesuatu yang seharusnya memiliki tempat tertentu dan dapat dengan mudah diambil kembali?
2. Apakah kekacauan menguras energi saya dan menciptakan stres kronis?
Dengan tuntutan waktu kita saat ini, kita membutuhkan sistem yang memungkinkan kita menemukan dokumen apa pun dalam hitungan detik. Menghabiskan beberapa menit…atau berjam-jam…mencari sesuatu jelas bukan penggunaan waktu kita yang paling produktif. Ini memotong pendapatan kita dan meningkatkan tingkat stres kita. Semakin jelas kita dapat menjaga ruang kita, baik di tempat kerja maupun di rumah, semakin produktif dan kurang stres kita.
Bencana: Level Dua
Pada tingkat pribadi, tidak ada yang pernah suka mempertimbangkan bahwa mungkin ada kecelakaan atau keadaan darurat pribadi yang dapat membuat kita keluar dari kantor secara tak terduga selama berminggu-minggu. Jika skenario itu terjadi, apakah orang lain dapat menentukan apa yang Anda rencanakan untuk dikerjakan setiap hari selama waktu itu dan dapat mencakup kegiatan prioritas?
Dalam sebuah departemen, disorganisasi di kantor kami bukan hanya masalah pribadi. Satu orang yang stres dan kewalahan dalam suatu departemen dapat memengaruhi yang lainnya. Orang ini menyela orang lain dalam mencari informasi yang telah disediakan dan sering kali tidak menyelesaikan bagian proyeknya tepat waktu. Saat stres menumpuk, itu pada gilirannya dapat menyebabkan penyakit dan ketidakhadiran, menambah lebih banyak tekanan dan tanggung jawab kepada rekan kerja yang kemudian harus menanggung pesta yang tidak terorganisir itu.
Bencana: Level Tiga
Mengambil disorganisasi dengan dokumen Anda ke tingkat lain, bagaimana Anda akan mengatasi bencana alam di daerah Anda? Apa yang diperlukan untuk mengambil kembali catatan penting Anda jika kantor Anda hancur dalam kebakaran? Jika tornado mengangkat rumah Anda, seberapa sulitkah untuk menciptakan kembali angka-angka yang dibutuhkan untuk asuransi? Jika Anda ditunjuk sebagai pelaksana perkebunan, apakah Anda dapat menemukan semua dokumen yang diperlukan?
Saat kita berjuang untuk memenuhi tuntutan yang masuk yang diberikan kepada kita setiap hari, kita sering tidak meluangkan waktu untuk bersiap menghadapi keadaan darurat. Kami tahu kami harus siap, tetapi tampaknya ada begitu banyak tugas mendesak saat ini. Perencanaan untuk masa depan ditunda untuk lain waktu. Namun kita tidak tahu kapan waktu itu akan tiba.
Berikut adalah daftar periksa singkat tentang langkah-langkah dasar:
- Apakah komputer dicadangkan secara teratur dan cadangan disimpan di luar lokasi?
- Apakah Anda memiliki daftar induk untuk semua informasi keuangan Anda?
- Apakah seseorang di luar rumah dan kantor Anda memiliki salinan daftar induk Anda?
- Dapatkah seseorang selain Anda dan pasangan Anda mengakses brankas Anda?
- Apakah penerima manfaat up-to-date?
Bencana alam telah menjadi berita utama dalam setahun terakhir. Dari kebakaran hutan dan banjir hingga empat badai berturut-turut yang melanda Florida, diikuti dalam beberapa bulan yang singkat oleh tsunami Pasifik, dengan kerugian yang hampir tidak dapat dipahami, dan kemudian gempa bumi regional, kita mendapati diri kita dibombardir oleh tragedi.
Selain korban jiwa akibat tsunami, kejatuhan lain di kawasan itu terkait hilangnya dokumen. Di daerah di mana banyak negara berkembang hanya mengandalkan catatan kertas, sebagian besar dihancurkan. Karena catatan bank hilang, pelanggan harus membuktikan bahwa mereka memiliki uang di rekening atau berharap teller mengenali mereka. Polisi tidak lagi memiliki catatan untuk mengadili kasus. Akta nikah dan catatan penting lainnya hilang, menyebabkan lama menunggu layanan dasar.
Sebaliknya, karena begitu banyak catatan kami di Amerika Serikat disimpan secara digital, setelah 9/11 beberapa penyintas dan perusahaan dapat membuat ulang dokumen yang hilang dengan lebih mudah. Namun fakta bahwa catatan kami sering disimpan “di suatu tempat” tidak menghilangkan keharusan untuk memiliki daftar yang kami simpan sendiri, baik untuk klaim asuransi atau untuk para penyintas kami. Tanpa catatan, kita sering tidak dapat mengingat semua akun kita sendiri. Pertimbangkan saja halaman-halaman akun yang tidak diklaim yang secara berkala terdaftar di surat kabar. Bagaimana kita bisa mengharapkan orang lain untuk menyatukan semuanya ketika bahkan sulit untuk membuat rekaman kita sendiri?
Keadaan darurat dan bencana tidak memberikan peringatan dini. Sebaiknya luangkan waktu sekarang untuk mengatur kertas Anda, di tempat kerja dan di rumah, untuk meminimalkan kerusakan yang dapat terjadi di setiap tingkat. Pastikan bahwa hidup Anda, baik pribadi maupun bisnis, tidak menggemakan pengulangan yang disebabkan oleh alam ketika kita berkata, “Ini bencana!”
© Denise Landers, Sistem Organisasi Kunci.
sumber : Movies and Entertainment