Benar, saya tidak tipikal karena saya benar-benar tidak benci pengarsipan. Bahkan ketika itu membuat pencarian saya lebih pendek dan lebih mudah, saya benar-benar menyukainya. Begitu juga Anda setelah Anda mengatur dan memulai rumah atau kantor bisnis Anda dengan cara yang benar. Cara yang benar membantu sebagian besar dari kita tidak tersesat dalam pengacakan dokumen ketika tiba saatnya untuk menemukan dokumen penting yang kita tahu telah kita simpan. Beberapa tip sederhana tentang menyimpan, menyiapkan, berbagi, dan memelihara sistem pengisian baru Anda dapat membuat pekerjaan lebih mudah daripada menakutkan.
Toko
Pertama, Anda harus menentukan di mana Anda akan menyimpan file Anda. Apakah mereka akan berada di meja atau laci credenza yang mudah diakses? Jika Anda tidak memiliki laci, haruskah Anda menggunakan kotak arsip di rak atau troli arsip yang dapat dipindahkan? Jika ada banyak file, apakah lebih cocok untuk lemari arsip? Jika menggunakan lemari, apakah file harus diletakkan di kantor Anda untuk akses cepat atau disimpan di tempat lain? Setelah Anda membuat keputusan ini dan menyiapkan lokasi penyimpanan, Anda akan beralih ke pengembangan sistem file.
Mempersiapkan
Saat menyiapkan sistem pengarsipan, buatlah tetap sederhana sehingga Anda dan orang lain tidak takut akan pemeliharaan. Gunakan file gantung atau laci yang dipilih untuk kategori utama. Kemudian letakkan folder di file gantung atau laci untuk sub-kategori. Saat mengembangkan sistem file, tentukan berapa banyak kategori utama yang Anda perlukan untuk file tersebut. Untuk sebagian besar sistem file, ini dapat dibatasi pada kategori utama antara enam dan sepuluh. Kemudian buat subkategori dalam kategori utama, jika perlu. File kategori utama atau utama dalam urutan yang paling sering digunakan menggunakan file gantung dengan tab yang ditandai. Buat subkategori dalam subkategori utama sebagai alfabet, tanggal, atau numerik untuk mempermudah pencarian folder. Misalnya, pengarsipan data keuangan lebih masuk akal berdasarkan tanggal, karena Anda mengajukan pajak berdasarkan tahun dan membayar tagihan berdasarkan bulan. Pengajuan informasi pelanggan akan abjad dengan nama klien. Penelitian file dan kliping berkala berdasarkan kategori subjek alih-alih berdasarkan nama sumber untuk pengambilan cepat. Sistem pengarsipan mana pun yang Anda gunakan, selalu arsipkan dokumen terbaru di depan folder karena Anda biasanya mencari informasi versi terbaru.
Membagikan
Jika menggunakan sistem pengarsipan bersama, maka sertakan lembar informasi yang diketik atau kartu indeks di luar lokasi berkas sehingga orang lain dapat memahami sistem pengarsipan. Untuk file yang digunakan oleh banyak orang atau yang berisi beberapa folder, buat penanda lokasi file saat dihapus. Penanda ini mungkin folder kosong berlabel “Keluar”. Menggunakan spidol memudahkan untuk melihat bahwa ada folder yang hilang serta di mana harus meletakkannya kembali untuk mengurangi waktu pengarsipan. Jika Anda ingin lebih mengamankan file dan memastikannya dikembalikan, Anda mungkin juga ingin memiliki log masuk/keluar tentang siapa yang mengambil file mana dan kapan file itu dikembalikan.
Menjaga
Pemeliharaan rutin mencakup pengarsipan reguler dan menjaga file tetap kompak dan mutakhir dengan merencanakan waktu reguler untuk membersihkan file dari data lama atau tidak lagi relevan. Cobalah untuk mengajukan dokumen segera setelah Anda selesai dengan itu. Jika file tidak mudah ditemukan untuk pengarsipan instan, cobalah untuk mengajukan setiap hari pada waktu yang sama, bila memungkinkan. Jika tidak banyak pengarsipan yang harus dilakukan, pilih hari tertentu dalam seminggu untuk melakukan semua pengarsipan. Untuk pengarsipan harian atau mingguan, sediakan tempat penyimpanan untuk berkas-berkas sampai waktu pengarsipan. Pemeliharaan file yang konstan mencakup setiap kali folder file dibuka dan jika berisi beberapa lembar, periksa dengan cepat untuk melihat apakah Anda dapat membuang materi usang ke file tipis. Jika tidak ada kontrol dokumen atau persyaratan manajemen konfigurasi untuk mempertahankan versi lama, pastikan saat Anda mengajukan revisi atau laporan untuk hanya menyimpan versi terbaru.
Semoga tips sederhana ini akan memudahkan Anda untuk mengatur dan memelihara sistem pengarsipan yang terkendali. Ingat, untuk membuatnya tetap sederhana sehingga semua orang yang menggunakan sistem dapat dengan cepat dan mudah menemukan apa yang mereka butuhkan atau menyimpan dokumen. Mungkin sekarang Anda juga akan menemukan bahwa pengarsipan adalah kebutuhan sederhana dan bukan sesuatu yang ditakuti.
sumber : food and drink