Setiap manajer perlu memberikan umpan balik secara teratur kepada karyawannya. Beberapa melakukannya dengan mudah sementara yang lain menghindarinya sampai krisis muncul. Pembinaan yang baik didasarkan pada satu asumsi – Anda telah mendelegasikan tugas secara formal kepada karyawan Anda dan karyawan tersebut telah mengembangkan rencana untuk melaksanakan pekerjaan tersebut. Rencana tidak harus mewah; untuk tugas sederhana itu dapat diringkas dalam beberapa kalimat. Tentu saja, proyek atau tugas besar membutuhkan rencana yang lebih rumit.
Apapun masalahnya, perencanaan di pihak manajer dan karyawan adalah dasar untuk pembinaan yang baik. Bagian dari setiap rencana adalah menetapkan waktu yang logis dan teratur untuk bertemu dan mendiskusikan hasil secara berkelanjutan.
Berikut adalah Do’s and Don’ts mendasar untuk memastikan sesi pelatihan yang sukses:
DO meminta karyawan untuk memandu Anda melalui rencana dan hasil nya. Biarkan orang itu “memimpin” sesi.
JANGAN mendominasi sesi pelatihan. Tarik tanggapan dari karyawan.
LAKUKAN menggambarkan perilaku tertentu. Jadilah jelas dan konkret. Jaga agar percakapan tetap fokus pada hal-hal khusus, bukan hal-hal umum, perasaan, atau sikap.
JANGAN mengkritik orang tersebut. Tetap fokus pada hasil, tindakan, dan perilaku. Pilih kata-kata dengan hati-hati terutama jika Anda sedang marah. Anda TIDAK tahu apa yang terjadi di dalam diri orang lain.
LAKUKAN bandingkan hasil dengan rencana. Selalu pertahankan diskusi tentang rencana, hasil, analisis, dan tindakan.
JANGAN mengirim pesan yang bertentangan. Waspadalah terhadap kata “tetapi”, yang dapat meniadakan pesan. Jangan melapisi umpan balik dengan gula. Jangan menyiratkan bahwa mereka dapat melakukan “lebih” atau “lebih baik” tanpa rencana.
DO memberikan plus dan minus. Diskusikan apa yang berhasil dan apa yang tidak secara spesifik, dalam hal rencana dan skema pengukurannya. Pujilah apa yang berhasil… semuanya.
JANGAN gunakan komunikasi agresif. Jangan menempatkan orang lain dalam keadaan reaktif. Perhatikan komunikasi non-verbal Anda.
LAKUKAN tunjukkan konsekuensinya. Selalu menarik konsekuensi dari tindakan dan hasil.
JANGAN menyalahkan. Jika Anda menciptakan iklim ketakutan dan kesalahan, Anda menghambat pembelajaran dan perkembangan.
DO meminta saran. Tekankan bahwa orang tersebut harus mencoba memecahkan masalah dan bertanggung jawab untuk perbaikan.
JANGAN memberitahu orang bagaimana melakukan pekerjaan itu. Dorong orang tersebut untuk mengembangkan rencana tindakan (bagaimana) dan kemudian melatih.
DO meminta pelajaran, baik positif maupun negatif.
JANGAN memikirkan yang negatif.
DO meminta rencana baru atau dimodifikasi setelah semua sesi umpan balik.
JANGAN mengungkit masa lalu. Hadapi masa kini dan masa depan. Anda tidak dapat mengubah masa lalu.
LAKUKAN mengekspresikan kepercayaan diri. Selalu ungkapkan keyakinan bahwa orang tersebut akan sukses. Mendorong pendekatan proaktif.
Jangan lupa untuk meminta perbaikan. Apakah hasilnya sesuai atau tidak, selalu fokus pada rencana perbaikan.
LAKUKAN memberikan umpan balik segera. Beri tahu orang secepat mungkin apakah mereka sedang on atau off track.
JANGAN menunggu evaluasi tahunan untuk menyampaikan kabar buruk (atau baik). Tinjauan tahunan tidak boleh mengandung KEJUTAN. Kursus yang benar segera.
Pembinaan yang baik membutuhkan waktu – waktu untuk mendelegasikan, waktu untuk mempersiapkan, waktu untuk menyampaikan… dan waktu untuk mengembangkan gaya pembinaan yang efektif. Sebagai seorang manajer, ini adalah salah satu investasi terpenting Anda dalam kesuksesan Anda. Hasilnya adalah keterlibatan, pertumbuhan, dan kinerja karyawan yang lebih besar yang mengarahkan Anda untuk mencapai tujuan Anda.
sumber : Jasa PBN Murah