Pakar organisasi memperkirakan bahwa antara enam puluh hingga delapan puluh persen item yang diajukan tidak pernah dilihat lagi. Apakah ini berarti orang mengajukan terlalu banyak? Bagaimana seseorang memutuskan apa yang harus diarsipkan dan apa yang harus disimpan untuk menghemat waktu dan ruang?
Untuk menghemat waktu dalam mengarsipkan salinan kertas atau file elektronik, buat sistem pengarsipan yang masuk akal bagi mereka yang menggunakannya sebagai sumber daya. Apakah lebih masuk akal untuk mengatur file menurut abjad berdasarkan proyek atau nama pelanggan? Bagaimana dengan pengarsipan berdasarkan kategori, dan kemudian sub-urutan tanggal atau abjad tergantung mana yang lebih masuk akal untuk setiap kategori? Untuk menghemat waktu pengambilan informasi, selalu file dengan item terbaru di atas atau di depan folder file sehingga data terbaru dapat diambil dengan cepat.
Untuk menghemat ruang dalam file, pertimbangkan untuk mengarsipkan secara elektronik sebanyak mungkin. Jika file kertas diperlukan, simpan informasi proyek untuk semua pekerjaan yang terkait dengan proyek kerja aktif tetapi jangan menyimpan terlalu banyak barang karena ini membutuhkan lebih banyak ruang. Tanyakan apakah kebutuhan untuk merujuk informasi ini sebagai sumber daya atau bukti kesepakatan lebih besar daripada biaya waktu dan ruang pengarsipan? Simpan file yang sering digunakan di dekat tempat dibutuhkan dan simpan file yang jarang digunakan di lokasi lain. Pastikan untuk membersihkan file secara berkala untuk menghapus item yang tidak perlu, data lama yang tidak relevan, atau kebutuhan pengarsipan legal sebelumnya. Pembersihan triwulanan berfungsi dengan baik untuk file yang aktif dan setiap tahun seringkali cukup untuk file yang tidak aktif atau jarang digunakan.
Saran-saran untuk menghemat waktu dan ruang pada pengarsipan ini akan membantu seseorang memutuskan apa yang harus diarsipkan dan apa yang harus disimpan dan mencegah pengarsipan terlalu banyak. Pakar organisasi yang baik mendorong untuk menyimpan barang yang benar dan menyimpannya dengan cara yang tepat untuk memudahkan akses saat pengambilan diperlukan.
sumber : Business & Finance